当前，电脑已经成为员工上班必备的工具，工作中形成的劳动成果、无形资产等重要文件也常常存储在自己的电脑上，虽然便利了工作，但也使得电脑文件安全面临着巨大的风险。员工可以轻松通过U盘、网盘、邮件附件、QQ发送文件以及FTP文件上传等方式将电脑文件、商业机密等重要信息发送出去，从而使得企业信息安全面临着巨大的风险。尤其是，当前国内很多企业的管理人员都缺乏相应的信息安全防范意识，同时也缺乏相应的商业机密保护举措和手段，这使得在国内企事业单位中经常出现员工窃取单位机密信息的情况发生，给单位的稳健运营产生了巨大的风险。
无安全意识
大多数中小企业认为自己的数据无关紧要，加上对自己的员工信心满满，对厂商提出的数据防泄密措施置若罔闻，直到数据泄密给企业带来严重损失后才采取亡羊补牢的措施。
笔者有一位同学开了一家公司，经过多年的苦心经营，积累了不少无形资产，为了保护这些无形资产安全，在笔者的建议下部署了一款电脑文件加密软件——大势至USB端口管理软件（下载地址：http://www.grablan.com/monitorusb.html），一时心血来潮就让我安排人装上了，但没过几天觉得麻烦，又把加密软件卸载了。可好景不长，没过一年，他信赖的一个得力骨干带着几个人出去单干了，带走了所有设计和管理文件，才让他深刻地认识企业数据安全的重要性。重新装上加密软件后，虽然还出现了员工离职单干的事，但对他而言，企业的电子文档没有出现丢失，损失相对来说就小得多。当然，这也得益于大势至USB端口管理软件提供的严密的数据防泄密功能，不仅可以完全禁用U盘、禁止移动硬盘等USB存储设备使用，而且还可以禁止电脑发送邮件、禁止网盘上传电脑文件、禁止QQ发送文件以及禁止FTP文件上传等，从而防止了员工通过上述途径泄密的行为。此外，大势至USB控制软件还提供了比较详细的上网日志记录功能，可以详细记录员工上班时间使用电脑的行为，从而即便出现员工不合理、不安分的上网行为，也可以相信记录下来，用作法律证据，从而也从客观上威慑了员工的随意上网，甚至随意拷贝公司电脑文件的行为，从而实现了电脑文件的严密保护。如下图所示：
图：大势至USB禁用软件界面
此外，大势至usb屏蔽软件的使用极为简单，基于图形傻瓜式界面，只需要勾选即可生效，从而可以适应各层次网络管理人员的需要。
企业生产经营过程产生的任何数据，都是企业在日积月累中反复摸索出来的，无论是某个人的劳动成果，还是集体的劳动成果，都是企业的财富。一些貌似不紧要的数据和文件，其实在产生过程中都是付出了大量心血。因此，企业经营者一定要采取有效措施保护好这些数据财富。
有意识，嫌麻烦
有些企业在选型加密软件时，经常会问到一些，比如员工回家加班怎么办？员工的电脑是个人的，不能影响他们自己使用之类的问题。这些需求都很容易理解的，在上一软件，特别是上加密软件时把各种情况考虑到，对上软件之后实施工作是有很大帮助的。问题是，有些企业过份担忧加密软件给现状带来的冲击，较后项目就不了了之了。
我们近年所做项目，有一部分是替换其它的加密软件的。企业之所以替换，有产品本身的原因，比如有些产品功能考虑不全，没有充分考虑企业使用要求的灵活性，导致应用过程员工出现抵触情绪。也有服务方面的原因，比如没有充分培训到位，软件有的功能企业不知道或者不会用。
企业数据防泄密措施与企业管理一样，也是要根据企业不同的发展阶段采用不同的手段的。如果只有几个创业者，完全可以靠自律保证数据的安全；而企业在快速发展过程中，数据的安全性和应用的灵活性必须同时兼顾。我们在软件实施过程中，会充分考虑软件实施给工作带来的影响，在不同实施阶段采用不同的加密策略。实施后紧密跟踪应用情况，对深化应用提出实施建议。
有措施，无管理
有些企业虽然上了加密软件，但仍然出现一些泄密事件，有人便开始怀疑加密软件是否有用了。加密软件不是地牢，为方便企业交流也会有审批及解密的功能，这些关口都是由人去掌握的，如果没有相应的管理措施，出现数据泄密甚至形同虚设也不足为怪。这就跟一个企业有大门，有保安，但大门总是开着，保安对进出人员不闻不问一个道理。
加密软件的实施失败无外乎软件本身缺陷及管理不当两方面原因。软件缺陷另当别论，但管理不当引起的失败尤其应引起企业的重视。笔者认为，管理方面主要有以下两个原因：
1.主管领导不重视。软件买来了，装上了，就不过问了，只有管理员在维护。有些中高领导还要求管理员开后门，甚至以各种借口卸载软件。慢慢地，数据的重要性就变得不重要了，加密软件也就可有可无了。
2.系统管理员经常换。加密软件的管理员掌握着企业数据仓库的钥匙，如果对其没有有效的监督，企业数据安全便没有保障。保持系统管理员的相对稳定，对其权限进行约束尤为重要。
高度重视
一家成熟的企业总是把数据安全放在十分重要的地位。对他们而言，为数据安全增加管理成本是必须的。我们有家这样的客户，从员工一入厂便开始进行数据保密教育，人手一本保密手册，定期进行保密制度考核，直接与绩效挂钩。在上了我们的加密软件后，不但对管理员有明确的职责要求，而且定期汇总数据，开专题会议分析数据流向，防范可能出现的执行偏差。
保证企业数据财富的安全，一定是人防与技防并举，指望靠一个加密软件解决所有问题，是企业信息化过程中很容易犯的低级错误。结合多年的实践经验，总结用好加密软件的主要要素，较少应该包括如下三点：
1.领导重视。要把企业数据看成财富和资产，有强烈的数据安全意识，建立制度并监督执行。
2.建立制度。用制度规范不同岗位职责和数据流向，时刻提醒员工扣紧数据安全这根弦。
3.做好服务。出现使用问题及时处理，出现业务冲突及时解决，但必须保证数据是安全的。
总结
在企业局域网中，电脑文件安全管理、数据防泄密是一项极为重要的管理工作，稍有不慎可能会使得企业多年积累的无形资产化为乌有，不仅会给单位带来重大损失，而且还会对企业的稳健经营带来巨大风险。而有效保护电脑文件安全、防止商业机密泄露，不仅需要有严密的信息安全保护意识，而且还需要相应的商业机密保护举措，甚至还需要有具体的技术手段，只有这样才能较大限度实现保护单位商业机密和无形资产的目的。
